AI som möter era kunder behandlar information. Ibland är det bara en produktfråga. Ibland namn, e-post, ordernummer eller något om ett fel som uppstått hos just den kunden.
Den här texten är inte juridisk rådgivning och inte ett generellt efterlevnadsmärke. Den är en lista med frågor som gör en genomgång användbar – samma linje som på Säkerhet.
Vad den här webbplatsen redan kan säga
Tre saker gäller för marknadswebben och demoförfrågan, oavsett hur ni senare konfigurerar produkten:
- Ni väljer vilka kunskapskällor en assistent ska få använda. Den ska inte behandlas som en öppen sökning på internet.
- Webbplatsadressen ni skickar från startsidan läses inte in automatiskt här. Den följer med till bokningsformuläret.
- Namn, företag och e-post i en demoförfrågan används för att hantera bokningen. Det beskriver integritetssidan.
Övriga dataflöden i produkten – var uppgifter behandlas, hur länge de sparas, vilka leverantörer som ingår – publicerar vi inte som generella påståenden. De hör ihop med ert användningsfall.
Frågor att ta med till genomgången
Skriv ner hur ni vill använda assistenten. En publik webbchatt med produktsidor är en annan sak än intern kunskap om personal eller avtal.
Ta sedan med bland annat:
- Vilka uppgifter kan hamna i samtalet? Produktval är en sak. Personnummer, hälsouppgifter eller kunders affärshemligheter är en annan.
- Vad ska kunskapskällorna innehålla? Välj dokument som teamet redan skulle ge en kund. Ärendehistorik och registerutdrag hör sällan dit. Se Så förbereder ni en kunskapsbas.
- Vem får se samtalen? Behöver support, sälj eller en leverantör tillgång? Vilka konton, och hur avslutas de?
- Vad loggas, och hur länge? Utan ett svar går det inte att bedöma radering, registerutdrag eller “vi sparar bara det nödvändiga”.
- Vilka avtal behövs för just den här användningen? Personuppgiftsbiträde, underbiträden och instruktioner beror på vad som faktiskt behandlas – inte på ett märke på en landningssida.
- Vad händer vid ett fel? Vem ni kontaktar, och hur ni vill att avvikelsehantering ska se ut, bör finnas i er egen rutin innan ni går live.
Om svaret på en punkt är “vi vet inte ännu” är det ett förarbete, inte ett skäl att hitta på ett kortfattat löfte.
Det ni inte ska läsa in i en demo
En genomgång kan visa hur kunskap väljs och hur en demoförfrågan tas emot. Den kan inte ersätta er bedömning av ändamål, laglig grund, leverantörskedja eller om ett visst dokument ens bör ingå.
Den kan däremot göra nästa steg konkret: vilka källor ni tänker använda, vilka frågor kunderna ställer, och vilka krav ni redan har från IT eller dataskydd.
Relaterat
Läs det vi kan säga om säkerhet redan nu och hur demoförfrågan hanterar personuppgifter. För själva införandet i support: AI i kundservice för svenska företag.
När ni har era krav och tre typiska frågor är ni redo att boka en demo.